In het Olympisch Stadion in Amsterdam vinden deze week de EK Atletiek 2016 plaats met Nienke Erkelens, alumnus Johan Cruyff Institute, verantwoordelijk voor de productie
Dankzij de Europese Kampioenschappen Atletiek 2016 heeft de sportwereld deze week haar ogen op Amsterdam gericht. Tussen 6 en 10 juli is het Olympisch Stadion gevuld met meer dan 80.000 bezoekers en gaan 1.500 sporters uit 50 verschillende landen in 46 verschillende disciplines de strijd met elkaar aan. Het is voor hen de laatste belangrijke sprint voor de Olympische Spelen in Rio.
Nienke Erkelens, alumna van de Johan Cruyff Academy Amsterdam en het Johan Cruyff Institute, is als producer events verantwoordelijk voor de productie. Zij kan als geen ander uitleggen wat de impact is van deze kampioenschappen op het Olympisch stadion is en wat het macro-evenement betekent voor haar werk.
Openingceremonie op het Museumplein
Wat maakt deze editie van de EK Atletiek anders dan eerdere edities?
Het Olympisch Stadion opende bijna 100 jaar geleden haar deuren, toen in 1928 de Olympische Spelen in Amsterdam werden gevierd. Het stadion biedt daardoor een historische en compacte omgeving middenin de stad. Ook zal er een gedeelte van de wedstrijden op het Museumplein plaatsvinden, direct naast het Van Gogh- en Rijksmuseum; ‘The City as a sports venue’. Daarnaast is ook uniek dat de evenementen voor IPC-sporters met een handicap geïntegreerd zijn in deze EK Atletiek. En er zijn ontzettend veel breedtesportactiviteiten opgezet, om de jeugd kennis te laten maken met atletiek.
Wat is de waarde van dit evenement gezien vanuit jouw perspectief?
Toen ik in 2008 begon bij het Olympisch Stadion waren er al plannen over de EK Atletiek. We leven hier dus al jaren naar toe in de planning en organisatie ervan. Gedurende die jaren hebben we veel grote events georganiseerd, zoals de Coolste Baan van Nederland, met het NK schaatsen, het mega dance event Flying Dutch, en de Amsterdam Marathon, maar de EK Atletiek is toch het meest bijzonder. Dat is vooral omdat het stadion nu gebruikt wordt waarvoor het oorspronkelijk gebouwd is. De waarde voor het stadion is daardoor enorm, omdat zo’n oud stadion ook nu nog gebruikt wordt voor zo’n groot internationaal evenement. De hele wereld ziet dat het hier bruist en wat dat betreft is het als de kers op de taart. We kijken er allemaal enorm naar uit.
Hoeveel personen maken deel uit van jouw team?
De echte organisatie startte afgelopen januari toen de hardloopbanen werden gebouwd. Deze laatste maanden zijn we met zeven vaste mensen en een aantal flexwerkers. Bij zo’n groot event zijn we er allemaal heel nauw bij betrokken natuurlijk.
Kun je jouw persoonlijke rol uitleggen?
Ik ben verantwoordelijk voor de productie vanuit het stadion, wat betekent dat ik de contactpersoon ben voor alle uitvoerende zaken. Ik zorg bijvoorbeeld dat er een planning is van onze mensen en dat het stadion op tijd gereed is voor de opbouw van de EK. Ik vertegenwoordig ook het stadion tijdens verschillende praktische overleggen, zoals de ‘competition meetings’ en het ‘venue overleg’, en ik geef advies over de communicatie naar de bedrijven in het stadion en de buurtbewoners. Tijdens de EK ben ik onderdeel van het crisis management team (CMT) en ben ik de floor manager voor alles wat met het stadion te maken heeft.
Olympisch Stadion Amsterdam
Hoe verloopt de samenwerking in de aanloop naar de EK?
Dagelijk is er contact via mail of telefoon. Daarnaast hebben we veel overleggen met elkaar. Naarmate de EK dichterbij komen zijn er meer mensen bij betrokken, wat het soms wat onoverzichtelijk maakte. Daarom spraken we af dat we op vrijdagen elkaar bijpraatten, wat we combineerden met lunch of drankje.
Wat zijn de grootste uitdagingen bij een evenement als dit?
Er is de organisatorische uitdaging omdat er zoveel partijen bij betrokken zijn. De belangrijkste voor ons zijn Stichting EK Atletiek Amsterdam 2016, ook bekend als het Local Organising Committee (LOC), en de Gemeente Amsterdam die verantwoordelijk is voor de faciliteiten zoals de banen in het stadion, de warming-up faciliteiten net buiten het stadion op het Schinkel-eiland, de trainingfaciliteiten in Amsterdam-Ookmeer en natuurlijk de faciliteiten op het Museumplein.
Een grote technische uitdaging was de uitbreiding van de stadionverlichting. De NOS gaat met ruim 70 camera’s de EK in beeld brengen met alle nieuwste technieken. Hiervoor is ontzettend veel licht nodig, zodat we geen moment van de EK missen.
En voor jou, wat is het leukste en wat het lastigste aan jouw baan?
Het leukste aan mijn werk is de diversiteit. Iedere dag is anders. De ene dag staan er 30.000 bezoekers te dansen op de beats van Armin van Buuren, nog geen week later zijn er 6000 middelbare scholieren aan het sporten en nog geen week daarna maken de Nederlands topatleten zich op voor de NK Atletiek. Tegelijkertijd is dit ook heel uitdagend, omdat het zo dicht op elkaar zit en elke klant een leeg en schoon stadion verwacht. Een ander geweldig aspect is dat ik in de afgelopen jaren zo’n enorm netwerk van mensen heb opgebouwd, omdat ik bij elk evenement de contactpersoon ben en dus met ontzettend veel mensen en partijen te maken heb. De fijne samenwerking met collega’s vind ik ook erg belangrijk
Wat zal voor jou het hoogtepunt zijn van deze Europese Kampioenschappen?
Als Dafne Schippers goud wint (lacht)! … Ik zal erg blij zijn als het stadion vol zit, de zon schijnt en alles soepel verloopt. Ik ga genieten als ik een vol stadion zie met juichende mensen.
